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Manual de buenas prácticas en email marketing


Introducción


Muchas empresas tienen el mal hábito de utilizar el correo electrónico para la adquisición de prospectos o clientes potenciales, lo que las lleva a la mala práctica de enviar correos masivos de listas que alquilan o les regalan, con el agravante de que lo hacen directamente desde su cuenta de correo y no desde una plataforma profesional de Email Marketing.

El Correo Electrónico es una herramienta poderosa para estrechar los lazos de confianza y comunicación con nuestros prospectos y clientes, debe empezarse a usar despues de un contacto inicial para apoyar un proceso de venta o para fidelizar, educar, informar, hacer venta cruzada, dar soporte técnico en fín para cualquier actividad que permita fortalecer la relación con nuestros clientes.

Es por eso que ponemos a su disposición una guia escrita de manera amena y con 5 pasos secuenciales que le permitirá aprender los usos correctos del correo electrónico y lo orientará paso a paso a la creación de una estrategia de Email Marketing que verdaderamente potencialice y apoye la estrategia de marketing general de la empresa.


Planifica tus Campañas y Lograrás tus Objetivos

  • Planifica con anticipación.
    Un poco de planificación es vital para la construcción de una relación fuerte y estrecha de Email Marketing. A continuación algunas de las cosas que debes tener en cuenta antes de presionar el botón Enviar.

  • Establece tus objetivos
    El primer paso hacia el éxito es definirlos. Lo primero que debes hacer a la hora de embarcarte en tu primer o cualquier campaña de Email Marketing es determinar tu meta. Para esto, es necesario que te hagas dos preguntas: ¿Con quién estás hablando? ¿Qué quieres lograr?

    • ¿A quién estás hablando?
      ¿Estás hablando con tus clientes o prospectos? ¿Estás llegando a expertos de la industria y colegas, o a los seguidores de tu marca o productos? No importa con quién estés hablando, es mejor profundizar un poco más y preguntar:

      • ¿Cómo son?
      • ¿Cuánto saben?
      • ¿Qué esperan?
      • ¿Por qué querrían saber de mí?

      Cuanto más sepas acerca de quiénes son, más enfocados y pertinentes serán tus mensajes, y cuanto más enfocado sea tu mensaje, más efectivo será.

    • ¿Qué quieres lograr?
      Ahora que sabes con quién estás hablando, el propósito de tu mensaje comienza a cobrar vida por sí mismo. Tu puedes:

      • Recompensar a tus clientes actuales con información "privilegiada" o las ofertas especiales sólo para miembros.
      • Atraer prospectos, diciéndoles quién eres y qué eres mejor que tu competencia, y atraer con una oferta de lanzamiento.
      • Si tienes un gran anuncio para hacer o un nuevo producto, entonces seguramente deseas hablar con líderes de la industria y posiblemente con tus clientes también.

      Clientes, clientes potenciales y líderes de la industria son audiencias muy diferentes con diferentes expectativas, niveles de conocimiento y razones para querer saber de ti. Saber qué decir y a quién, afecta a cada paso en el proceso.

    • Ejemplos:
      • Si deseas ampliar tu base de clientes, sabes que necesitas hablar y mejorar las relaciones con tus prospectos.
      • Si aumentar tus ventas en primera instancia es tu meta, entonces tiene sentido hablar con los clientes actuales y potenciales.
      • Si tienes un gran anuncio para hacer o un nuevo producto, entonces por lo menos quieres hablar con líderes de la industria y los clientes, posiblemente.

  • Reglas Básicas.
    Deja que estas simples reglas sean tu guía para el éxito. Dicen que las reglas están hechas para ser rotas. Sin embargo, debes tratar de ceñirte a estas reglas lo más estrechamente posible con el fin de ayudar a que tu Email Marketing sea éxitoso.

    • Regla 1: La Regla de Oro: Respeta a tus suscriptores.
      Tus suscriptores de correo han tomado la decisión de permitirte hablar con ellos. Trátalos de una manera especial haz que se sientan como si fueran una parte importante de tu negocio (porque lo son) y ofréceles un valor agregado, ya sea a través de ofertas especiales, información importante o algo más. En otras palabras, Trátalos como las personalidades que son.

    • Regla 2: Se conciso.
      No hagas que ellos pierdan su tiempo – respétalo. La gente es bombardeada con emails durante todo el día, todos los días. Tú no tienes tiempo para decirles todo en un email (y ellos probablemente no tienen el tiempo para leer todo lo que escribes), por lo que sólo debes enviar la información más importante y proporcionar un vínculo para ellos puedan obtener más detalles si asi lo desean.

    • Regla 3: Haz que sea importante.
      Asegúrate de que el contenido de tu email sea pertinente para tu público objetivo. Ponte en sus zapatos y piensa qué es lo que hace que lean tu mensaje.
      Los elementos comunes a incluir en tus emails son los siguientes:

      • Últimas noticias
      • Consejos útiles
      • Ofertas especiales
      • Encuestas y sondeos
      • Material promocional

    • Regla 4: Haz que sea interesante.
      Tú tienes un conocimiento enciclopédico de tu negocio. Pero eso no significa que tu público quiera leer algo como si fuera de una enciclopedia. Muestra a los lectores un poco de tu personalidad. Trata de usar un tono de conversación, como si estuvieras hablando con un viejo amigo. Premia a tus lectores, y ellos te recompensarán a cambio.

  • Inicia con lo que funciona.
    Una de las mejores cosas del Email Marketing es que se puede ver lo que funciona y no funciona al instante. Presta atención a los resultados del seguimiento y cada uno de tus esfuerzos de marketing podrá ser mejor que el anterior. Para ayudarte a mejorar, puedes:

    • Prueba con diferentes textos en el "Asunto" del mensaje
    • Observa cuáles tipos de ofertas trabajan mejor.
    • Identifica qué contenido te genera más visitas.
    • Segmenta tu lista de acuerdo a los resultados obtenidos
    • Experimenta con "Llamadas a la Acción" específicas.

    Utiliza esta información cuando vayas a crear el siguiente mensaje, e implementa los cambios basándote en las pruebas y los datos arrojados por las mismas.
    Ninguna otra táctica de marketing te permite ajustar con tanta rapidez para que implementes lo que mejor funciona. Aprovecha esto, y cosecharás las recompensas.

Gestiona tus Contactos


Tu lista de contactos es tu carta de salvación para el crecimiento de tu negocio de Email Marketing. Aquí tienes algunas maneras de hacer crecer, gestionar y segmentar la lista de la manera correcta.


  • Haz una Lista de Contactos
    La primera cosa que necesitas saber sobre la construcción de tu lista de contactos es que todas las personas y organizaciones que se encuentren en ella deben haberte dado permiso para que les envíes tus emails. Si no te han dado permiso, entonces tus emails se convierten en spam y es probable que ignoren el mensaje o – peor – que te reporten como spammer.

    Eso significa que no puedes enviar mensajes a todos en tu libreta de direcciones o a las personas que te den tus tarjetas de presentación en una feria comercial o las dejen en la recepción u oficina

    Aquí están las mejores maneras de construir tu lista y evitar el envío de correo spam.


    • Incluye un botón o formulario de suscripción en cada página de tu sitio web y cuéntale a los visitantes que se están suscribiendo para recibir Emails de la empresa y qué tipo de comunicaciones (informativa, comercial, recordatorios).
    • Si tienes una tienda, ubica un libro de registro para que los clientes que lo prefieran de este modo puedan añadir sus nombres. También puedes utilizar formas simples tipo postal.
    • Habla acerca de tus estrategias y actividades de Email Marketing tantas veces como puedas, y anima a la gente a inscribirse.
    • Promover la afiliación a la publicidad online y offline de tu negocio.
    • Dales a tus clientes y prospectos incentivos para inscribirse, como un descuento o regalos.
    • Nunca compres una lista de Emails. Si lo haces, no harás sino aumentar tus tasas de quejas, que puede causar que tu cuenta sea cerrada y afectar tu reputación online.

  • Calidad sobre la cantidad
    Una lista más grande no es necesariamente una lista mejor.

    Es mejor tener una lista de contactos más pequeña de personas interesadas en recibir tus correos electrónicos a una larga lista de destinatarios no calificados. En realidad puedes encontrar que tienes mejores resultados con una lista más pequeña ya que la lista es más afín y de mejor calidad. Ten en cuenta que el interés en tus productos y servicios es más importante que el tamaño de la lista.

    Tener clientes que se inscriben directamente en tu sitio web es una manera segura de crear una lista de calidad. Evita la tentación de alquilar o comprar una lista a través de un tercero. Hacer esto sólo te va a causar problemas en el largo plazo. Los problemas pueden incluir la baja calidad y veracidad de la lista, el aumento de probabilidades de ser marcado como spam y la pérdida potencial de la reputación.


  • Administrando tus Listas

    • Mantén tu lista de contactos al día.
      Necesitarás un software de Email Marketing Profesional para mantener tu lista optimizada. Existen varios programas especializados que te ayudarán a agregar contactos de forma sencilla. Además, podrás obtener informes detallados sobre las acciones de los suscriptores y automatizar la gestión de los mensajes rebotados. También podrás configurar respuestas automáticas que darán la bienvenida a los nuevos suscriptores de tu lista, enviar recordatorios de cumpleaños y ofertas especiales que salen en días específicos, entre muchas otras funciones.

    • Segmenta tu Lista.
      La segmentación te permite enviar mensajes dirigidos y más pertinentes, correspondientes a los diferentes grupos de tu lista de contactos. Esta es una gran manera de bajar las tasas de opt-out (abandono), en comparación con el envío de un mismo mensaje para todos.

      Éstos son sólo algunos criterios de segmentación que puedes usar para tus listas:
      • Geográficamente
      • Demográficamente
      • Por actividad de compra

      Segmentar tus listas te permite personalizar el mensaje para tus suscriptores reciban contenido relevante. El envío de contenido relevante indica a tus clientes que los estas escuchando y que sabes cuál es la información que ellos esperan de ti.

Crear y Gestionar Tus Mails


Cada Email que envíes representa tu marca. Asegúrate de que tus correos electrónicos sean tan profesionales como tú.

  • Anatomía de un Correo Electrónico
    Junta las partes en el orden y de la manera adecuada para construir un correo electrónico eficaz.
    Los Correos bien construidos y bien elaborados comparten elementos comunes que construyen confianza con el público. A continuación te mostraremos algunas de las partes de un Email, así como lo que puedes hacer para optimizar la efectividad de los mismos.

    • Campo "De":
      Escribe el nombre de tu empresa en el campo "De" para que los destinatarios de inmediato sepan quién les ha enviado el email. Evita el uso de "no-reply@suempresa.com" o el nombre de un individuo a menos que esa persona sea bien conocida por el destinatario.

    • Línea de Asunto:
      La línea de asunto debe ser clara y concisa para hacer que los destinatarios abran el mensaje. El asunto debe tener entre 30 y 50 caracteres y debe tener un sentido de urgencia que aliente a los beneficiarios a abrir el email.

    • Opciones de vista:
      A veces las imágenes y las palabras no aparecen en ciertas aplicaciones de correo electrónico. Para asegurarte de que tus destinatarios reciben y visualicen el mensaje, debes incluir un enlace que les permita ver una versión en línea.

    • Encabezado:
      Es una buena idea incluir tu logotipo y una barra de navegación en la parte superior del email para reforzar tu marca y fomentar la interacción.

    • Llamada a la acción:
      Todos los emails bien elaborados tienen un fuerte llamado a la acción en el que se establece claramente qué es lo que quieres que el lector haga. El llamado a la acción depende del tipo de email que estás enviando. Si se trata de un boletín de noticias, "Más información" puede ser la opción más inteligente. Pero si estás promoviendo una conferencia, "Regístrate hoy" sería la opción lógica. Si estás vendiendo mercancía, "Compra ahora" tendría sentido.


  • El Contenido Importa
    Qué decir y cómo decirlo. Cuando te sientas a diseñar y elaborar tu email, necesitas hacerte dos simples preguntas:

    • ¿Qué quieren oír mis clientes?
      Debes volver a las etapas de planificación y recordar cuál es el objetivo del mensaje. ¿Es promocional? ¿Informativo? ¿Estás contándoles acerca de un evento? Una vez determines lo que quieres decir, puedes determinar cómo quieres decirlo. Si te encuentras reescribiendo algo una y otra vez, tu mensaje es, probablemente, demasiado complicado. Resúmelo y destaca lo más importante para que tus lectores entiendan lo que quieres decirles.

      Con cada email debes:
      • Seducir
      • Persuadir
      • Dirigir o influenciar


    • ¿Qué tan largo debe ser el mensaje?
      La longitud ideal es aquella en la cual dices todo lo que necesitas decir para obtener la respuesta deseada. Esto, sin embargo, depende del tipo de Email que estás enviando. Si bien un boletín de noticias es más propicio para contenidos mas extensos, un mensaje de venta debe ser lo más conciso posible.

      Pero siempre es una buena idea:
      • Mantener los párrafos cortos.
      • Utilizar viñetas.
      • Incluir enlaces.

  • Sé interesante para mantener al lector interesado.
    Es importante recordar que las personas se encuentran en la zona de apertura de tu correo electrónico. Eso significa que debes escribir como si estuvieras teniendo una conversación con ellos, no como si estuvieras escribiendo una tesis de grado. Usa palabras que ellos usarían y cómo ellos las utilizarían. Habla con ellos, no contra ellos. Escribe como si estuvieras hablando con una persona, incluso si estás realmente hablando con cientos o miles. Se tú mismo al escribir y hazte la siguiente pregunta ¿Les gustará lo suficiente como para inscribirse y recibir mas de tus correos electrónicos?

    Proporciona contenido relevante para su negocio, pero más importante, contenido que sea relevante para ellos. Si diriges un restaurante, escribe acerca de tus promociones, eventos o cambios en tu menú y la forma en que tus suscriptores pueden aprovechar las ofertas. Si diriges un salón de belleza, da a tus clientes consejos sobre cómo mantener su cabello con un aspecto sano o enviar recordatorios para cuando tienen que venir a cortarse el pelo.

  • Consejos para diseñar la plantilla de tu boletín informativo.

    • Te aconsejamos que mantengas tu plantilla con un maquetado sencillo y acorde con tu página web, tu dossier comercial, y demás documentos corporativos. Debería mantenerse consistente.
    • No incluyas demasiados gráficos e imágenes, pues incrementa el peso del email y dificulta su entregabilidad.
    • Evita diseñar todo tu correo como una imagen, ya que los filtros de los proveedores de email lo etiquetarían de SPAM. Procura que haya texto en html.
    • Ten cuidado con el color de fondo de tu boletín, puede dificultar la lectura a tus subscriptores.

Opciones de Envío


El Email Marketing es eficaz cuando es programado adecuadamente. Encontrando la hora y frecuencia correcta puede ayudar a tus campañas a alcanzar su máximo potencial.

  • Frecuencia de envío
    ¿Cómo saber cuándo enviar tus mensajes?. Para definir la estrategia de envíos de Emails debes hacerte dos preguntas:

    • ¿Con qué frecuencia deberías enviar tus emails?

    • ¿Cuál es el mejor momento para enviar tus emails?

    Debido a que cada negocio es diferente y cada lista de contactos es única, averiguar cual es la frecuencia adecuada y el mejor momento para enviar tus mensajes es un proceso de aprendizaje. La frecuencia adecuada para un público en particular podría ser demasiado o poco para otro. Del mismo modo, el mejor día para un negocio no puede ser adecuado para otro.

    Es recomendable que pruebes con diferentes frecuencias de envío a diferentes horas y días, tal vez tu producto o servicio permita por sí mismo determinar si la audiencia puede recibir correos de manera frecuente sin molestarse o si por el contrario, tu producto o servicio no es algo que se consume masivamente y con una o dos veces al mes sería más indicado.

    Si vas a enviar un boletín periódico, la cantidad de información útil que puedes brindar a tus suscriptores determinará la frecuencia con que deberías enviarlo. Si tienes información suficiente para mantener a los lectores interesados y además tienes el tiempo, entonces sigue adelante y envía un boletín semanal. Si cada dos semanas o una vez al mes resulta más apropiado de acuerdo a tu contenido y línea de tiempo, entonces ese sería el mejor camino a tomar.

    A continuación te daremos algunas pautas importantes que te ayudarán a aumentar la eficacia de tu boletín:

    • No te excedas. Tus contactos no querrán sentirse acosados.

    • Encuentra los mejores días y determina tu propio ritmo para los envíos.

    • No dejes pasar más de 2 meses sin enviar emails, tus contactos podrían olvidarte y optar por marcar tu mensaje como Spam.

    Por último, presta atención a tus tasas de apertura, tasas de clics y las tasas de conversión, te ayudarán a encontrar el momento adecuado y la frecuencia de tus campañas de email marketing.
  • Pruebas en Navegadores
    Asegúrate de que tu mensaje funcione bien en múltiples navegadores y programas de correo electrónico. Un error común cometido por muchos es no probar su Email para asegurarse de que abre bien en la mayoría de los programas, navegadores y servidores de correo, a continuación se mencionan algunos de ellos:

    • Punto de vista
    • Loto
    • Séquito
    • Apple Mail Servicios
    • AOL
    • Gmail
    • Yahoo Mail
    • Hotmail

    Usar el generador de mensajes de un software profesional de Mail Marketing es una manera fácil de evitar complicaciones, porque sus plantillas están probadas para asegurarte de que funcionan en múltiples programas y a través de múltiples servicios (Yahoo, Hotmail, Gmail, etc.). Si decides hacer por tu cuenta el diseño y la configuración de tus mensajes o tener a una persona para esto, hay algunas cosas que podrían ocurrir y que debes tener en cuenta:

    • Imágenes con el vinculo roto
    • Formatos desordenados
    • Pobre desempeño de tus Emails

    Una manera de asegurarte de que tu correo se vea de la forma en que se pretende es crear varias cuentas de correo a tu nombre con múltiples servicios (Yahoo, Hotmail, Gmail, etc.), usando una variedad de programas (Outlook, Windows mail, navegador web) y simplemente envía un Email a estas cuentas para que puedas saber de antemano como será visto el mensaje por tus contactos, también puedes pedirle a algunos de tus amigos que actúen como sujetos de prueba y pregúntales si hubo algo del mensaje que no pudieron ver.
  • Pasar los filtros de Spam
    Evite los filtros de Spam entendiendo cómo funcionan. En pocas palabras, el Spam es un correo electrónico no deseado enviado a una lista de contactos. Con el tiempo, los filtros de Spam se han construido una larga lista de criterios para determinar si el contenido de los correos es no deseado. Se asignan puntos a los elementos diferentes, incluyendo:

    • Frases como "HAGA CLIC AQUÍ!" o "¡GRATIS! COMPRAR AHORA!"
    • El uso excesivo de mayúsculas o signos de exclamación
    • La mala codificación.
    • Incluir la palabra "prueba" en la línea de asunto

    Si su mensaje recibe puntuaciones muy altas en el analizador de Spam (Software profesional de Mail Marketing), el mensaje no puede ser enviado y seguramente no pasará los filtros Spam de tu contacto. Lo más complicado es que cada servicio cambia la forma de calificar como Spam un mensaje, cada vez que las personas dan clic en "Spam".

    Aquí está una lista de palabras y frases que se pueden añadir puntos de Spam al mensaje. Esto no quiere decir que no puedas usarlo, pero si debes hacerlo con cautela y sin excederte en el uso.

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Seguimiento de Resultados


Uno de los grandes beneficios del Email Marketing es que puedes ver los resultados al instante. Pero lo más importante es lo que puedes hacer con esta información.

  • ¿Cómo hacer un Seguimiento?

    Medición de los resultados es vital para mejorar continuamente y aumentar la efectividad de tus campañas de Email marketing. Es por eso que los softwares de Mail Marketing profesionales te brindan unos reportes completos y fáciles de usar y comprender, desde los rebotes hasta la tasa de clics. Cuando se trata de interpretar estas estadísticas, es importante que los compares con tus envíos anteriores, no con los promedios de tu sector o de tu competencia. Recuerda que el objetivo es que mejores cada vez más con cada campaña o envío que realices.

    Pon especial atención a las siguientes estadísticas, para cuando revises tus reportes:

    • La tasa de apertura
      La tasa de apertura te dice cuantas personas abrieron tu mensaje. No esperes tener una tasa de apertura del 75%. Prácticamente nadie la tiene, así que no te desmotives si no es así. Sin embargo, si tu tasa de apertura es muy baja, tienes que averiguar por qué, y cómo incrementarla. Muchos factores pueden influir para tener una tasa baja.

      • El texto en el "Asunto"
      • Día y horas del envío
      • Frecuencia de envío
      • Segmentación
      • Contenido del mensaje

      Debes experimentar cambiando o modificando alguno de estos factores y observar con cual obtienes mejores resultados y tratar de duplicar y subir aún mucho más la tasa de apertura. Por ejemplo, puedes segmentar aún mas tu lista de contactos para que tu mensaje sea más dirigido; alargar o acortar el texto en el "asunto"; ó cambiar los días, las horas y la frecuencia de envío.

    • La tasa de Clics
      La tasa de clics indica cuántas personas han hecho clic en los Links dentro de tu email. Al igual que con la tasa de apertura, hay varios factores que pueden afectar tu tasa de clics:

      • Tener un solo Link Vs tener varios Links dentro de tu mensaje
      • Texto del Link
      • Enlace de fotos
      • La Ubicación del contenido dentro de tu mensaje
      • Contenido poco relevante del mensaje

      Deberías constantemente jugar con el número de Links y las palabras que usas en estos. Por ejemplo, prueba "leer más" en lugar de "más….". Mantén en tu mente tu público, el tono y la personalidad de la marca. Tal vez el público va a responder mejor a "aprender más" que por ejemplo a "ver más detalles". Si tu público está dando muchos clics a las fotos del mensaje, podrías tratar de añadir más fotos en los próximos mensajes. El objetivo es conseguir que más personas den clic y vayan a tu sitio, ya sea para leer más, para comprar o para ver el final de un chiste. Una vez que estén en tu sitio web tu podrás cerrar la venta y hacer crecer tu negocio.

Formas de pago: Transferencia Bancaria / Domiciliación Bancaria / Tarjeta